I. KHÁI NIỆM VỀ 5S
5S là ch�?cái đầu của các t�?tiếng Nhật "SEIRI", "SEITON", "SEISO", SEIKETSU" và "SHITSUKE", tạm dịch sang tiếng Việt là "SÀNG LỌC", "SẮP XẾP", "SẠCH S�?quot;, "SĂN SÓC", "SĂN SÀNG". T�?ý nghĩa của các t�?bắt đầu bằng 5 ch�?S, các nguyên tắc chung của thực hành 5S được hiểu như sau:

• SEIRI (Sàng lọc): là sàng lọc những vật dụng không cần thiết tại nơi làm việc và loại b�?chúng;
• SEITON (Sắp xếp): Sắp xếp mọi th�?ngăn nắp, theo một trật t�?nhất định, tiện lợi khi s�?dụng;
• SEISO (Sạch s�?: là v�?sinh tại nơi làm việc sao cho không còn rác hay bụi bẩn tại nơi làm việc (k�?c�?trên nền nhà, máy móc và thiết b�?;
• SEIKETSU (Săn sóc): là luôn săn sóc, gi�?gìn nơi làm việc luôn sạch s�? thuận tiện và có năng suất bằng cách liên tục thực hiện Seiri, Seiton, Seiso;
• SHITSUKE (Sẵn sàng): Tạo thành một n�?nếp, thói quen t�?giác làm việc tốt, duy trì môi trường làm việc thuận tiện

 II. LÝ DO THỰC HIỆN 5S 

• Thực hành 5S là một chương trình đòi hỏi s�?tham gia của tất c�?mọi người trong t�?chức/doanh nghiệp. Đây là một phương pháp hiệu qu�?đ�?huy động con người, cải tiến môi trường làm việc và nâng cao năng suất.

• Nguyên tắc của thực hành 5S hết sức đơn giản, không đòi hỏi phải dùng các thuật ng�?hay phương pháp phức tạp nào trong quá trình thực hiện. Thành công trong thực hành s�?giúp các t�?chức/doanh nghiệp đạt được năng suất cao hơn thông qua:

          + Xây dựng một môi trường sạch s�? ngăn nắp;
          + Mọi người trong cũng như ngoài t�?chức/doanh nghiệp d�?dàng nhận thấy rõ kết qu�?
          + Tăng cường phát huy sáng kiến;
          + Nâng cao ý thức k�?luật trong cơ quan;
          + Ch�?làm việc tr�?nên thuận tiện và an toàn;
          + Cán b�?công nhân viên t�?hào v�?nơi làm việc;
          + Xây dựng hình ảnh t�?chức/doanh nghiệp, đem lại cơ hội trong quản lý, kinh doanh...
III. CÁC YẾU T�?CƠ BẢN Đ�?THỰC HIỆN THÀNH CÔNG CHƯƠNG TRÌNH THỰC HÀNH 5S

• Cũng như đối với việc áp dụng công c�?nâng cao năng suất chất lượng nào, việc áp dụng thực hành 5S đòi hỏi s�?cam kết và ủng h�?của Lãnh đạo cao nhất thông qua việc ch�?đạo thực hiện, tập trung nguồn lực, kinh phí và thời gian;
• Đào tạo và hướng dẫn mọi cán b�?nhân viên trong t�?chức/doanh nghiệp hiểu rõ mục tiêu, ý nghĩa cũng như phương pháp đ�?thực hiện. T�?đó mỗi phòng ban/phân xưởng có th�?ch�?động đưa ra k�?hoạch thực hiện tại đơn v�?của mình;
• S�?tham gia của tất c�?mọi người - Bí quyết thành công của chương trình thực hành 5S là tạo một môi trường khuyến khích mọi người tích cực tham gia, phát huy sáng kiến và duy trì mội trường làm việc sạch s�? thuận lợi và an toàn;
• Duy trì và cải tiến không ngừng, tạo nên một nguyên tắc hoạt động trong t�?chức/doanh nghiệp đ�?đảm bảo tính hiệu qu�?trong quản lý và kinh doanh;

IV. LỢI ÍCH CỦA VIỆC ÁP DỤNG 5S
- Thực hành 5S có th�?áp dụng tại bất k�?t�?chức/doanh nghiệp nào: Quản lý, sản xuất, dịch v�? thương mại.
- Thực hành 5S thành công tạo nên một môi trường làm việc sạch s�? lành mạnh và an toàn, đem lại hiệu qu�?và thành công cho chính doanh nghiệp. Còn chần ch�?gì nữa, chúng ta tiếp tục chương trình nâng cao Năng suất- Chất lượng bằng việc áp dụng thực hành 5S!
V. QUY TRÌNH ÁP DỤNG 5S
5.1. SERI (SÀNG LỌC): Là loại b�?những cái không cần thiết
Bước 1:

• Bạn hãy quan sát k�?nơi làm việc của mình cùng với một vài đồng nghiệp;
• Hãy phát hiện và xác định những cái không cần thiết cho công việc của bạn;
• Hãy phát hiện và xác định những cái không cần thiết cho công việc của bạn;
• Hãy phát hiện - Sau đó thì vứt b�?(hủy) những cái không cần thiết;
• Đừng gi�?lại những th�?gì không cần thiết cho công việc của bạn.

Bước 2:

• Nếu bạn và đồng nghiệp của bạn không th�?quyết định ngay được là một th�?gì đó có còn cần thiết cho công việc hay không thì hãy đánh dấu s�?hủy kèm theo ngày tháng s�?hủy và đ�?riêng ra một nơi.

Bước 3:

• Sau một thời gian, ví d�?3 tháng - bạn hãy kiểm tra lại xem có ai cần đến cái đó không. Nếu sau 3 tháng không thấy ai cần đến, tức là cái đó không cần cho công việc nữa;
• Nếu bạn không th�?t�?mình quyết định thì hãy đ�?ra một thời hạn đ�?x�?lý.

Chú ý:

• Khi sàng lọc, bạn không được quên những gì đ�?trong ngăn t�?
• Việc hủy những cái không cần thiết có th�?
• Khi hủy những th�?thuộc tài sản của t�?chức/doanh nghiệp, bạn nên báo cáo cho người có thẩm quyền biết. Bạn cũng nên thông báo cho những nơi đã cung cấp những nguyên vật liệu, tài liệu thừa đó;
• Khi quan sát xung quanh đ�?tìm ra những th�?không cần thiết �?nơi làm việc của bạn. Hãy tìm mọi nơi, mọi ngóch ngách giống như khi bạn tìm diệt một con Gián vậy. Và s�?là một phần thưởng nếu trong quá trình đó bạn tìm lại một vài vật có ích mà lâu nay bạn không nh�?đ�?�?đâu.

5.2  SEITON (SẮP XẾP): Đặt mọi th�?đúng ch�?sao cho thuận lợi khi s�?dụng
Bước 1:

• Bạn phải tin là mọi th�?không cần thiết đã được loại b�?ra khỏi nơi làm việc của bạn;
• Việc còn lại là bạn hãy suy nghĩ xem đ�?cái gì �?đâu là thuận tiện theo quy trình làm việc đồng thời bảo đảm thẩm m�?và an toàn.

Bước 2:

• Bạn hãy trao đổi với các đồng nghiệp v�?cách sắp xếp b�?trí trên quan điểm thuận tiện cho thao tác;
• Một nguyên tắc cần chú ý là cái gì thường xuyên hay phải s�?dụng đến thì phải đặt gần người s�?dụng đ�?đ�?phải đi lại. Cái gì ít dùng hơn thì đ�?xa hơn. Bạn hãy phác thảo cách b�?trí và trao đổi với đồng nghiệp, sau đó thực hiện.

Bước 3:

• Bạn phải làm sao cho các đồng nghiệp của mình đều biết được cái gì đ�?�?ch�?nào đ�?t�?h�?s�?dụng mà không phải hỏi ai;
• Tốt nhất là bạn nên có một danh mục các vật dụng và nơi lưu gi�? Hãy ghi chú trên từng ngăn kéo, ngăn t�? cặp tài liệu đ�?mọi người biết cái gì được lưu gi�?�?đó.

Bước 4:

• Hãy áp dụng nguyên tắc này đ�?ch�?rõ nơi đặt bình cứu hỏa và những ch�?dẫn cần thiết khác.

Chú ý:

• Mục đích của SEITON (SẮP XẼP) là làm cho nơi làm việc của bạn được an toàn, hiệu qu�?khi làm việc. Vì vậy, những vật như rèm, màn che đ�?dấu những vật dụng �?phía sau là không cần thiết.
• Nếu bạn có được tiêu chuẩn quy định mức tối thiểu và tối đa lưu gi�?vật liệu, tài liệu thì càng tốt.

5.3. SEISO (SẠCH S�?: Làm v�?sinh sạch s�?nơi làm việc

• Có một mối quan h�?rất mật thiết giữa chất lượng sản phẩm và s�?sạch s�?�?nơi làm việc, nơi ch�?tạo sản phẩm. Như vậy, SEISO (Sạch s�? phải được thực hiện hàng ngày, đôi khi là trong suốt c�?ngày. Sau đây là một vài gợi ý cho SEISO (Sạch s�? của bạn:
• Đừng đợi đến lúc dơ bẩn mới v�?sinh. Hãy quét dọn, v�?sinh nơi làm việc k�?c�?máy móc thiết b�? dụng c�? đ�?đạc... một cách thường xuyên, làm cho những th�?trên đây không còn cơ hội đ�?dơ bẩn;
• Giành 3 phút mỗi ngày đ�?làm SEISO (Sạch s�?;
• Bạn và các đồng nghiệp của bạn có trách nhiệm với môi trường xung quanh nơi làm việc;
• Những người làm v�?sinh chuyên nghiệp ch�?chịu trách nhiệm �?những nơi công cộng;
• Nếu bạn muốn làm việc trong một môi trường sạch s�?và an toàn, tốt nhất là bạn hãy tạo ra môi trường đó;
• Đừng bao gi�?x�?rác, khạc nh�?bừa bãi và hãy tạo một thói quen sạch s�?
• V �?sinh dọn dẹp cũng là một hành động kiểm tra. Điều này rất quan trọng đối với các nhà máy, công xưởng. Nếu bạn thấy điều này đúng thì hãy bắt đầu t�?ngày hôm nay;

Chú ý:

• Ngoài 3 phút hàng ngày cho SEISO, bạn nên có thói quen làm SEISO trong tuần, trong tháng. Cái lợi do SEISO mang lại s�?lớn hơn nhiều lần so với thời gian b�?ra.

5.4. SEIKETSU (SĂNSÓC): Duy trì s�?v�?sinh sạch s�?�?mức đ�?cao
Đ�?không lãng phí những n�?lực đã b�?ra, bạn không nên dừng lại sau khi đã thực hiện được 3S. Sau đây là những gợi ý cho SEIKETSU (Săn sóc) của bạn:

• Tạo ra một h�?thống nhằm duy trì s�?sạch s�? ngăn nắp �?nơi làm việc; cần có lịch làm v�?sinh.
• Phong trào thi đua giữa các Phòng, ban, phân xưởng cũng rất quan trọng và hiệu qu�?trong việc lôi kéo, cuốn hút mọi người tham gia 5S.

Chú ý:

• Cần ch�?rõ tên người chịu trách nhiệm v�?nơi làm việc hay máy móc; Kiểm tra và đánh giá thường xuyên do thành viên của t�? nhóm, đội 5S của đơn v�?thực hiện; Đừng ch�?có tìm ch�?xấu, kém đ�?phê bình mà phải chú ý tìm ra cái hay, cái tốt đ�?khen thường động viên.

5.5. SHITSUKE (SẴN SÀNG): Thực hiện các S trên một cách t�?giác mà không cần phải có ai đó nhắc nh�?hay ra lệnh

• Cần phải làm cho mọi người thực hiện 4S một cách t�?giác như là một thói quen hay l�?sống;
• Không có cách nào thúc ép thực hiện 5S hơn là thường xuyên thực hành nó cho tới khi mà mọi người đều yêu 5S;
• Cần tạo ra một bầu không khí lành mạnh đ�?mọi người thấy không th�?thiếu 5S. Muốn vậy bạn cần phải chú ý:

          + Coi nơi làm việc như là ngôi nhà th�?hai của bạn;
          + Nhận thức được Công ty như là nơi bạn tạo ra thu nhập cho bạn và cho gia đình bạn;
          + Nếu bạn mong muốn và thường xuyên làm cho ngôi nhà của bạn sạch s�? v�?sinh, ngăn nắp thì tại sao bạn lại không c�?gắng làm cho nơi làm việc của bạn sạch s�? thoải mái, d�?chịu như �?nhà;
Chú ý:

• Đ�?nâng cao SHITSUKE (sẵn sàng) của nhân viên trong t�?chức/doanh nghiệp thì vai trò của người ph�?trách cực k�?quan trọng. Người ph�?trách phải là tấm gương v�?5S đ�?mọi người noi theo.